De ce nu mai functioneaza emailul firmei pe Outlook sau pe telefon

Pentru multe firme mici, emailul este mai important decat site-ul. Pe email vin comenzi, programari, facturi, documente si raspunsuri de la clienti. Cand emailul nu mai merge pe Outlook sau pe telefon, problema pare mica la inceput, dar poate bloca rapid activitatea firmei.

De multe ori, clientul vede doar mesajul final: parola gresita, server indisponibil, nu se poate trimite, nu se poate primi sau Outlook cere parola continuu. In spate, cauza poate fi in mai multe locuri: parola, telefon, Outlook, hosting, DNS, certificat SSL, spatiu email sau setari de securitate.

Important este sa nu schimbi totul la intamplare. Primul pas bun este sa verifici unde se rupe lantul.

Simptome frecvente

Problemele de email apar in mai multe forme.

Cele mai intalnite sunt:

• nu mai vin emailuri;
• emailurile nu se mai trimit;
• Outlook cere parola din nou si din nou;
• telefonul spune ca parola este gresita;
• webmailul merge, dar Outlook nu;
• Outlook merge, dar telefonul nu;
• emailurile ajung in spam;
• apare eroare de certificat;
• contul pare blocat sau depasit ca spatiu;
• dupa schimbarea parolei nu mai merge pe niciun dispozitiv.

Pentru un utilizator non-tehnic, toate par aceeasi problema: nu merge emailul. Pentru diagnostic, conteaza exact unde nu merge.

Verifica daca emailul merge in webmail

Primul test simplu este webmailul.

Webmailul este accesul la email direct din browser. Daca emailul merge in webmail, dar nu merge in Outlook sau pe telefon, atunci problema este probabil in configurarea aplicatiei.

Daca nu merge nici in webmail, problema poate fi:

• parola gresita;
• cont blocat;
• cont dezactivat;
• spatiu plin;
• problema la server;
• domeniu sau DNS configurat gresit.

Acest test ajuta mult, pentru ca separa problema de aplicatie de problema contului.

Parola poate fi corecta, dar aplicatia tot sa nu mearga

Uneori parola este corecta, dar Outlook sau telefonul nu o accepta.

Se poate intampla daca:

• serverul cere alt tip de autentificare;
• aplicatia foloseste setari vechi;
• contul are autentificare suplimentara;
• parola a fost schimbata, dar dispozitivele au ramas cu parola veche;
• aplicatia de email este prea veche;
• furnizorul a blocat conexiuni nesigure.

De aceea, schimbarea repetata a parolei nu este mereu solutia. Uneori doar muta problema pe toate dispozitivele.

Setarile IMAP, SMTP si SSL conteaza

Pentru ca emailul sa functioneze pe Outlook sau telefon, trebuie configurate corect serverele.

De obicei exista doua parti:

• IMAP pentru primirea emailurilor;
• SMTP pentru trimiterea emailurilor.

Mai conteaza:

• porturile folosite;
• SSL/TLS;
• numele serverului;
• autentificarea la trimitere;
• daca se foloseste parola normala sau parola speciala de aplicatie.

O singura setare gresita poate face ca primirea sa mearga, dar trimiterea sa nu mearga, sau invers.

Spatiul emailului poate bloca primirea mesajelor

La firme mici, emailul poate fi gazduit pe acelasi cont cu site-ul. Daca spatiul se umple, apar probleme.

Semne posibile:

• nu mai vin emailuri noi;
• expeditorii primesc eroare;
• nu se mai pot salva mesaje trimise;
• webmailul se incarca greu;
• backupurile sau fisierele site-ului consuma spatiul contului.

In astfel de situatii, nu este suficient sa stergi cateva emailuri la intamplare. Trebuie vazut ce consuma spatiul si cum se poate face curatenie fara sa pierzi mesaje importante.

Domeniul si DNS-ul pot afecta emailul

Emailul firmei depinde de domeniu si DNS.

Pentru email sunt importante inregistrari precum:

• MX;
• SPF;
• DKIM;
• DMARC.

MX spune unde trebuie livrate emailurile. SPF, DKIM si DMARC ajuta la increderea mesajelor trimise si reduc riscul ca emailurile sa ajunga in spam.

Daca domeniul a fost mutat, hostingul schimbat sau DNS-ul modificat gresit, emailul poate incepe sa aiba probleme chiar daca Outlookul nu a fost atins.

De ce ajung emailurile in spam

Cand emailurile firmei ajung in spam, cauza nu este mereu continutul mesajului.

Pot exista probleme tehnice:

• lipsa SPF;
• lipsa DKIM;
• DMARC configurat gresit;
• server de trimitere cu reputatie slaba;
• trimitere de pe server diferit fata de ce permite domeniul;
• semnatura email cu linkuri sau imagini problematice.

Pentru firme mici, livrarea emailului este importanta. Un client care nu primeste oferta sau factura poate crede ca firma nu a raspuns.

Ce sa notezi inainte sa ceri ajutor

Ca diagnosticul sa mearga mai repede, noteaza cateva lucruri:

• adresa de email afectata;
• daca problema este pe Outlook, telefon, webmail sau toate;
• ce mesaj de eroare apare;
• daca primirea sau trimiterea este blocata;
• daca parola a fost schimbata recent;
• daca s-a schimbat hostingul, domeniul, routerul sau telefonul;
• daca problema afecteaza un singur cont sau toate conturile firmei.

O captura cu eroarea ajuta mult.

Cand merita sa ceri suport tehnic

Merita sa ceri ajutor daca:

• emailul firmei nu mai merge pe telefon sau Outlook;
• Outlook cere parola continuu;
• nu stii unde este gazduit emailul;
• nu stii cine administreaza domeniul;
• emailurile ajung in spam;
• trebuie configurat emailul pe un dispozitiv nou;
• ai schimbat parola si nimic nu mai merge;
• ai mai multi furnizori si fiecare spune ca problema este in alta parte.

Primul pas nu este sa schimbi hostingul sau sa stergi contul din Outlook. Primul pas este verificarea.

Cum poate ajuta A&C Tech

A&C Tech poate verifica partea tehnica din spatele emailului firmei:

• domeniu;
• DNS;
• MX;
• SPF, DKIM si DMARC;
• hosting;
• conturi email;
• webmail;
• Outlook;
• telefon;
• parole si accesuri.

Pentru firme mici, scopul este sa existe o structura clara: cine administreaza domeniul, unde este emailul, unde este site-ul si cine poate interveni cand apare o problema.

Serviciul complet este prezentat aici:

Website, hosting si email pentru firme mici

Concluzie

Cand emailul firmei nu mai functioneaza pe Outlook sau pe telefon, problema poate fi simpla, dar cauza nu este intotdeauna evidenta.

Poate fi parola, aplicatia, serverul, DNS-ul, certificatul SSL, spatiul contului sau configurarea domeniului. De aceea, diagnosticul corect economiseste timp si evita schimbari facute la intamplare.

A&C Tech poate verifica partea tehnica si poate pune lucrurile in ordine, ca emailul firmei sa functioneze stabil pe calculator si telefon.